Contoh Surat Resmi



Pengertian Surat Resmi Dinas. Menurut wikipedia bahasa Indonesia surat merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi dan komunikasi secara tertulis, baik oleh perorangan kepada instansi,kantor,organisasi. sedangkan pengertian surat resmi merupakan surat yang dibuat berdasarkan format resmi yang ditulis menggunakan bahasa baku yang ditujukan kepada lembaga, instansi,perusahaan dan organisasi swasta maupun pemerintahan.

Baca juga : Contoh surat lamaran kerja & Contoh CV

Contoh Surat

1. Undangan Resmi
Undangan yang diselenggarakan antar instansi/organisasi untuk kepentingan dinas dan bisnis. Oleh karena itu, sifat surat udangan resmi sama dengan surat resmi pada umumnya. Ada beberapa perbedaan antara surat undangan resmi dengan undangan pribadi, meskipun kedua surat mempunyai tujuan yang sama, yaitu mengundang seseorang/kelompok tertentu untuk menghadiri acara yang diselenggarakan, akan tetapi surat undangan pribadi lebih pada permohonan untuk menghadiri acara kekerabatan atau perhelatan keluarga. Contoh surat undangan pribadi : Undangan khitanan, ulang tahun, Cukuran, Aqiqah, Pernikahan dan acara lainnya yang bersifat kekeluargaan.

2. Surat Edaran
Contoh surat resmi selanjutnya adalah surat edaran, yang dimaksud dengan surat edaran adalah pemberitahuan yang dibuat secara tertulis tentang sesuatu hal yang dianggap perlu (penting ) agar diketahui oleh orang banyak yang sifatnya bukan rahasia.
3. Surat Pemberitahuan. Adalah surat yang dibuat oleh organisasi maupun perorangan, yang isinya tentang pemberitahuan yang ditujukan baik untuk instansi lain maupun perorangan. 

Unsur Surat Resmi

Bagian-bagian Surat Resmi.

  1. Kepala Surat ( Kop )
  2. Nomor, perihal, dan tanggal surat
  3. Alamat surat
  4. Salam Pembuka
  5. Isi surat
  6. Penutup
  7. Identitas pengirim 

Perbedaan Surat Resmi dan Surat Pribadi

Ada beberapa perbedaan mendasar yang dapat dilihat antara surat resmi dan surat tidak resmi/Pribadi, pada poin nomor 2 dapat dilihat bagian-bagian yang terdapat pada surat resmi

1. Surat Resmi
     # Menggunakan Kop/Kepala Surat
     # Menggunakan Format dan Ragam bahasa baku
     # Menggunakan Cap/Stempel
2. Surat Pribadi 
     # Tidak terdapat Kop Surat
     # Bahasa yang digunakan bebas namun sopan
Pembahasan lebih jauh perbedaan tersebut dapat dilihat pada contoh surat pribadi. 

Format

Format Surat Resmi. Ada 5 format surat resmi/dinas yang lazim digunakan, yaitu :

a. Bentuk lurus penuh ( Full Block Style )
b. Bentuk Lurus ( Block Style )
c. Bentuk Setengah Lurus ( Semi Block Style )
d. Bentuk Lekuk ( Indendted Style )
e. Bentuk paragraf menggantung ( Hangging Paragraph )

 Cara Penulisan

Karena tidak dapat ditulis dengan sembarangan surat ini akan fokus pada

    Kop ( Kepala Surat )

      Kop surat berfungsi sebagai informasi berupa identitas pengirim surat, adapun kop surat tercantum hal-hal sebagai berikut :

      # Lambang atau Logo Instansi/Badan Usaha 
      # Alamat Lengkap
      # Nomor Telepon
      # Nomor Kotak Pos
      # Nomor Kode Pos
      # Alamat Email
      # Nama Instansi/Badan Usaha

      Perhatikan contoh kop surat milik Departemen Pendidikan Nasional berikut ini. 

      Contoh Kop Surat Resmi

        Tanggal 

          Penulisan tanggal surat perlu dicantumkan setiap kali membuat surat, adapun fungsinya yaitu untuk memberitahukan kepada pihak penerima  tantang waktu surat dibuat. Oleh karena itu, dengan dicantumkan nya tanggal surat pihak penerima dapat mengetahui kapan surat itu ditulis dan berapa lama surat itu dalam perjalanan. Penulisan tanggal, bulan dan tahun ditulis secara lengkap. pada akhir tanggal tidak dibubuhkan tanda baca apapun. Di dalam kop/Kepala surat biasanya sudah di cantumkan nama kota tempat asal surat dikirim, oleh karena itu nama kota tidak perlu dicantumkan lagi pada penulisan tanggal.

          27 Februari 2013
          24 Juli 2014
          31 Agustus 2015

            Nomor Surat

              Nomor surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas yang keluar, dalam hubungan ini, nomor surat berfungsi untuk mempermudah penyimpanan surat dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Fungsi lainnya yaitu :

              a. Alat petunjuk bagi petugas filing
              b. Alat untuk mengetahui unit asal surat
              c. Untuk mengetahui banyaknya surat keluar
              d. Alat referensi
              Kata nomor dapat ditulis secara lengkap maupun disingkat No. Jika ditulis lengkap kata nomor langsung diikuti tanda titik dua (:) jika menggunakan singkatan, kata No. diberi tanda titik (.) lihat contoh : 
              Nomor : 3932/F8/UI.2/04
              No.      : 3941/F8/UI.2/04

                Lampiran 

                  Kata lampiran berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang sesuatu yang disertakan pada saat mengirim surat. Sesuatu yang dilampirkan itu dapat berupa brosur, kuitansi, fotokopi surat keterangan dan sebagainya.

                    Hal/Perihal 

                      Ditulis di pojok kiri atas, tepatnya dibawah kata lampiran. fungsi penulisan hal/perihal dalam surat yakni untuk memberitahukan kepada penerima permasalahan pokok yang ditulis dalam surat tersebut. Penulisan Hal/Perihal diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda titik dua. Isi hal surat sebaiknya ditulis secara singkat, jelas dan dapat mencakup seluruh pokok isi surat.

                      Hal : Permintaan tenaga pengajar
                      Hal : Pengiriman barang
                      Hal : Penawaran barang
                      Hal : Undangan
                      Hal : Pemberitahuan
                      Hal : Penugasan

                        Alamat Tujuan

                          Penulisan alamat tujuan berfungsi sebagai petunjuk langsung tentang pihak yang harus menerima surat. Beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan pada saat menulis alamat yang dituju.

                          Yth. Direktur PT Gramedia
                          Yth. Drs.M.Hisom
                          Yth. Bapak Zeta Ramadhan

                          Bagian alamat yang lain seperti,  nama jalan, gang, nama kota, pada huruf awalnya menggunakan huruf kapital, penulisan jalan sebaiknya ditulis langsung ( tidak disingkat ). Perhatikan penulisan alamat tujuan secara lengkap berikut.

                          Yth. Direktur PT Gramedia
                          Jalan Kapur Sirih 27
                          Malang
                          Jawa Timur

                          Penulisan surat kadang-kadang juga menggunakan ungkapan untuk perhatian atau biasa disingkat u.p. dengan menggunakan huruf kecil dan masing-masing diikuti tanda titik. Jika menggunakan ungkapan seperti itu, singkatan ditulis di depan nama jabatan orang yang bersangkutan. Penggunaan ungkapan tersebut menunjukkan bahwa masalah yang dikemukakan dalam surat tersebut cukup ditanda tangani oleh pejabat yang dituju.

                          Yth. Direktur PT Gramedia
                          u.p. Kepala Bagian Redaksi
                          Jalan Palmerah Selatan 224
                          Jakarta Pusat 20900

                            Salam Pembuka

                              Salam pembuka dalam penulisan surat resmi dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu ketika kita akan memasuki rumah seseorang. Salam pembuka juga dapat diartikan sebagai tanda permisi. Salam pembuka ditulis disebelah kiri sejajar dengan margin kiri. huruf awal ditulis dengan huruf kapital sedangkan huruf awal pada unsur selanjutnya ditulis dengan huruf kecil. Contoh salam pembuka yang lazim digunakan antara lain :

                              Dengan hormat,
                              Assalamualaikum Wr.Wb,
                              Bapak…yang terhormat,
                              Salam sejahtera,

                                Isi
                                Penutup
                                Identitas Pengirim 


                                Sumber Referensi :
                                Buku Bahasa Indonesia Bagi Sekertaris, oleh Zaenal Arifin dan Mustakim
                                – Wikipedia Bahasa Indonesia